EFEKTIVITAS KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

EFEKTIVITAS KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Oleh Suwardi Lubis

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok ataupun organisasi selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok yang terdiri dari atasan dan bawahannya. Oleh karena itu komunikasi efektif dianggap sebagai elemen penting untuk keberhasilan suatu organisasi. Bagaimana mungkin orang lain bisa menangkap ide kita kalau kita tidak dapat mengungkapkannya kepada orang lain dengan baik.

Komunikasi yang efektif dalam organisasi menjadi hal sangat penting, seperti halnya aliran darah bagi suatu organisasi, dan miskomunikasi memberi kontribusi yang dapat disamakan dengan rusaknya sistem peredaran darah dalam lebih dari satu organisasi. Komunikasi menjadi faktor terpenting bagi organisasi dalam mendapatkan informasi. Kemudian dengan komunikasi yang baik maka suatu organisasi akan dapat berjalan lancar dan begitu juga sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat macet atau berantakan. Tanpa komunikasi yang efektif di antara berbagai pihak, pola hubungan yang kita sebut organisasi tidak akan melayani kebutuhan seseorang dengan baik.

Kegagalan dalam organisasi banyak yang disebabkan oleh kurang tertatanya komunikasi yang dilakukan para pelaku di organisasi tersebut. Ditambah lagi dengan perbedaan budaya masing-masing sehingga menghambat dalam proses komunikasi dan menimbulkan efek kurang baik yaitu tidak adanya kerjasama sesama pengurus. Seperti yang dikatakan Luthans bahwa komunikasi yang tidak efektif adalah akar utama permasalahan dalam organisasi. Komunikasi yang efektif antara pimpinan dan anggota menjadi faktor penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. Pemimpin organisasi sebagai leader memiliki peran penting dalam berkomunikasi dengan anggota. Untuk itu dalam makalah ini akan dibahas mengenai efektivitas komunikasi dalam organisasi.

A.   Proses Komunikasi Dalam Organisasi

Dalam kehidupan sehari-hari kita menerima banyak pesan / informasi dari berbagai sumber, dari teman, orang tua, rekan kerja, iklan dan berita di media massa dan sebagainya baik disadari maupun tidak. Dari sekian banyak pesan-pesan tersebut, hanya sebagian kecil saja yang menarik perhatian kita dan kita perbincangkan. Beberapa pesan bahkan memberikan efek atau dampak baik positif maupun negatif pada kita.

Ternyata dalam organisasi semua kegiatan organisasi diawali dengan lalu lintas komunikasi. Proses penetapan tujuan, pemberian tugas sampai pelaporan dilakukan melalui komunikasi. Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan maupun pendapat dari setiap anggota organisasi guna mencapai kesamaan makna.

Komunikasi bertindak dan berfungsi mengendalikan perilaku anggota organisasi dalam berbagai cara. Dalam hal ini, komunikasi melaksanakan empat fungsi utama dalam organisasi, yaitu fungsi informasi, fungsi kendali, fungsi motivasi dan fungsi penyampaian perasaan emosional. Fungsi internal komunikasi ini akan berunjung pada diri anggota organisasi itu sendiri berupa munculnya kesadaran diri yang tinggi terhadap organisasi, pemahaman terhadap kinerja organisasi, struktur organisasi dan reputasi organisasi.

Proses komunikasi tersebut dapat dilakukan dalam beragam konteks, salah satunya dalam lingkup organisasi. Organisasi memiliki suatu jenjang jabatan dan kedudukan yang memungkinkan semua anggota organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi dan tanggung jawab pada bidang pekerjaan masing-masing. Dalam konteks organisasi, pemahaman mengenai peristiwa-peristiwa komunikasi yang terjadi didalamnya seperti: apakah instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar oleh bawahan? atau bagaimana bawahan mencoba menyampaikan keluhan kepada atasan? Hal-hal seperti ini memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan baik.

Namun yang menjadi persoalan, sering kali ditemukan banyak masalah dalam proses komunikasi dalam organisasi. Persoalan pokok sebenarnya terletak pada “perbedaan tentang pesan” yang diterima. Pesan yang dimaksudkan oleh pengirim sering kali salah dipahami atau bukan seperti yang diinginkan oleh penerima. Penerima pesan tidak membalas makna pesan sebagaimana yang diinginkan oleh pengirim pesan. Pesan itu sendiri juga bisa menjadi masalah manakala simbol-simbol yang dipilih oleh pengirim pesan tidak tepat dan waktu pengiriman pesan yang salah. Ditambah lagi, adanya perbedaan latar belakang para pelaku komunikasi yang menyebabkan terjadinya perbedaan dalam mempersepsi pesan yang diterima karena adanya kepentingan. Adanya konflik antar pribadi / kelompok juga turut mempengaruhi kinerja organisasi.

Disisi lain, masih banyak yang beranggapan bahwa komunikasi itu mudah karena setiap saat kita melakukannya. Bahkan dalam organisasi pun, komunikasi sering dianggap tidak penting. Keadaan menjadi berubah ketika kemudian munculnya konflik dalam proses kerja, terjadi hambatan, penyimpangan, kegagalan, ketegangan, perbedaan pendapat dan sebagainya. Barulah komunikasi dipandang sebagai hal penting, hal yang pelik, perlu cara-cara atau teknik yang pas dalam menjembatani perbedaan-perbedaan yang ada guna mendatangkan keberhasilan dalam organisasi.

Komunikasi itu sendiri mencakup pentransferan dan pemahaman makna. Suatu gagasan yang dimiliki seseorang, sebagus apa pun itu, tidak ada gunanya jika tidak disampaikan kepada orang lain dan dipahami. Proses penyampaian informasi dalam kegiatan penyelesaian tugas dalam diskusi dan rapat-rapat tentang perubahan yang akan dilakukan di dalam organisasi, merupakan kebijakan interaksi terbuka yang akan membangun hubungan sangat positif guna kelangsungan pengembangan organisasi ke depan.

Melihat pentingnya komunikasi dalam organisasi, efektivitas komunikasi akan sangat menentukan kesuksesan organisasi baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Kemampuan individu untuk menyampaikan pesan atau informasi dengan baik, menjadi pendengar yang baik, menggunakan berbagai media audio-visual merupakan bagian penting dalam melaksanakan komunikasi yang efektif dalam suatu organisasi. Komunikasi merupakan keterampilan yang paling penting dalam kehidupan setiap manusia dan organisasi.

Steven Covey mengibaratkan komunikasi adalah napas kehidupan makhluk. Ia menitikberatkan pada konsep saling ketergantungan untuk menjelaskan hubungan antarmanusia. Faktor penting dalam komunikasi tidak sekadar pada apa yang ditulis atau dikatakan seseorang, tetapi lebih pada karakter seseorang dan bagaimana sesorang dapat menyampaikan pesan kepada penerima pesan.

Berdasarkan penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa syarat utama komunikasi yang efektif adalah karakter dan integritas pribadi yang menyampaikan pesan tersebut. Menurut Covey, untuk membangun komunikasi yang efektif diperlukan lima dasar penting yaitu:

1. Usaha untuk benar-benar mengerti orang lain,

2. Kemampuan untuk memenuhi komitmen,

3. Kemampuan untuk menjelaskan harapan,

4. Kemampuan untuk meminta maaf secara tulus jika melakukan kesalahan,

5. Kemampuan memperlihatkan integritas.

Bentuk komunikasi tertinggi adalah komunikasi empatik yang memiliki makna melakukan komunikasi untuk mengerti dan memahami karakter dan maksud dan peran orang lain yang menerima pesan. Dalam hal ini, kebaikan dan sopan santun seperti halnya kemampuan dan kemauan untuk memenuhi komitmen yang disampaikan, dan menjelaskan harapan yang diharapkan dalam suatu hubungan komunikasi sangat diperlukan untuk menghindari terjadinya harapan yang bertentangan atau berbeda dengan peran dan tujuan komunikasi.

Selain itu, integritas mencakup hal-hal yang lebih dari sekadar kejujuran juga diperlukan dalam membangun hubungan komukasi yang efektif dan sehat. Kejujuran menekankan pada kemauan untuk mengatakan kebenaran atau menyesuaikan kata-kata kita dengan realitas. Integritas menyesuaikan realitas dengan kata-kata setiap individu yang menyampaikan pesan.

Untuk menciptakan komunikasi yang efektif, seorang komunikator harus mampu mengidentifikasi sasaran yang menjadi penerima pesan, menentukan tujuan komunikasi, merancang pesan, memilih media, memilih sumber pesan, dan mengumpulkan umpan balik.

Disamping itu, komunikator harus bisa memutuskan isi pesan, format pesan dan struktur pesan sehingga pesan yang disampaikan memiliki daya tarik maksimal, baik daya tarik rasional, emosional dan moral. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah bagaimana memilih media, media komunikasi yang bisa digunakan yaitu telepon, surat, internet atau media massa seperti papan reklame, poster, media on line. Kemudian suasana lingkungan organisasi yang dirancang sedemikian rupa baik sebagai daya tarik, dan melaksanakan kegiatan untuk meningkatkan “eksistensi” dan image positif organisasi.

Selain itu, Komunikasi yang efektif juga dianjurkan oleh ajaran agama Islam agar terjadinya hubungan baik sesame manusia dan nilai-nilai yang baik tentunya harus dimiliki oleh seorang individu, kelompok atau organisasi. Dalam Islam dikenal dengan Qaulan Ma’rufa yaitu baik dan diterima oleh nilai-nilai yang berlaku di masyarakat. Ucapan yang baik adalah ucapan yang diterima sebagai sesuatu yang baik dalam pandangan masyarakat. Dengan kata lain bahwa Qaulan Ma’rufa mengandung arti perkataan yang sopan, halus, indah, benar, penuh penghargaan, dan menyenangkan, serta sesuai dengan kaidah dan hukum dan logika.

Kemudian Qaulan Baligha diartikan sebagai pembicaraan yang fasih atau tepat, jelas maknanya, terang, serta tepat mengungkapkan apa yang dikehendakinya atau juga dapat diartikan sebagai ucapan yang benar dari segi kata. Dan apabila dilihat dari segi sasaran atau ranah yang disentuhnya dapat diartikan sebagai ucapan yang efektif.

B. Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

Organisasi, baik yang berorientasi pada keuntungan (profit) maupun nirbala (non profit) memiliki empat fungsi, yaitu :

1. Fungsi Informasi

Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam organisasi. Mereka yang berada pada level manajemen membutuhkan informasi untuk membuat kebijakan organisasi atau mengatasi konflik yang terjadi dalam organisasi. Sedangkan para karyawan membutuhkan organisasi untuk melaksanakan pekerjaan, mendapat jaminan sosial, jaminan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.

Pemimpin pada level manapun, harus memiliki kemampuan dan ketrampilan memberikan informasi yang jujur, terbuka apa adanya sesuai fakta dan yang mampu menjaring umpan balik. Hal ini sangat berkaitan dengan kemampuan dan ketrampilan mendengarkan, terutama mendengarkan saran, keluhan dan kritik dari bawah dan pihak lain. Umpan balik merupakan salah satu tolak ukur untuk melihat apakah proses komunikasi dalam organisasi sudah berjalan efektif atau tidak.

Disisi lain, mendengarkan, memperhatikan dan menyimak informasi dari bawah akan mendatangkan rasa nyaman bagi bawahan secara emosional. Mereka merasa dihargai dan diperhatikan oleh atasannya. Penghargaan tersebut merupakan faktor penting untuk membangun dan meningkatkan motivasi bawahan dalam bekerja dan menjadi modal penting dalam mencapai kesuksesan sebagai seorang pimpinan.

2. Fungsi Persuasi

Perkembangan zaman menunjukan, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai yang diharapkan. Mempersuasi orang lain lebih membuka peluang besar untuk bekerja sama mencapai hasil karena menghasilkan tingkat partisipasi dan kepedulian yang tinggi dibandingkan dengan pemberian tugas dengan perintah yang memperlihatkan kekuasaan dan kewenangan.

Efek positif persuasi adalah adanya kesadaran dan kerelaan penerima pesan untuk mengikuti dan melakukan dengan penuh tanggung jawan pesan yang diterimanya tanpa merasa dipaksakan. Kemampuan persuasi adalah kemampuan untuk mempengaruhi yang menjadi inti kepemimpinan. Proses komunikasi persuasi dalam organisasi diperlukan dalam rangka menjadikan jajaran dan publik sadar dan mau memberikan perhatian, persetujuan dan dukungannya kepada organisasi.

3. Fungsi Regulatif

Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam organisasi. Fungsi ini dipengaruhi oleh dua hal, yaitu Pertama, mereka yang berada pada level manajemen memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang didapat dan disampaikan dan juga kewenangan untuk memberi instruksi. Sehingga dalam struktur organisasi, mereka ditempatkan pada lapis atas supaya perintah-perintahnya dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya. Namun demikian, sikap bawahan dalam menjalankan perintah banyak bergantung pada: kekuatan pimpinan dalam memberikan sanksi ketika terjadi pelanggaran, keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah, kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin dan sebagai pribadi, serta tingkat kredibilitas pesan yang diterima oleh bawahan. Kedua, berkaitan dengan pesan itu sendiri. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan selalu membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

4.  Fungsi Integratif

Setiap organisasi selalu berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Dalam hal ini terdapat dua saluran komunikasi dalam organisasi. Pertama, saluran komunikasi formal, seperti laporan-laporan kemajuan organisasi dan penerbitan khusus dalam organisasi (buletin, newsletter, website, dll). Kedua, saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi / kelompok, pertandingan olahraga, darma wisata dan sebagainya. Hal-hal seperti ini akan membangkitkan keinginan yang kuat untuk berpatisipasi yang tinggi dalam diri bawahan terhadap organisasi.

C. Komunikasi Antar Budaya dalam Organisasi

Dalam kehidupan sehari-hari seseorang tidak lepas dari komunikasi dan lingkungannya. Kepribadian seseorang akan dibentuk pula oleh lingkungannya dan agar kepribadian tersebut mengarah kepada sikap dan perilaku yang positif tentunya harus didukung oleh suatu norma yang diakui tentang kebenarannya dan dipatuhi sebagai pedoman dalam bertindak. Pada dasarnya manusia atau seseorang yang berada dalam kehidupan organisasi berusaha untuk dapat menentukan dan membentuk sesuatu yang dapat mengakomodasi kepentingan semua pihak, agar dalam menjalankan aktivitasnya tidak berbenturan dengan berbagai sikap dan perilaku dari masing-masing individu. Sesuatu yang dimaksud tidak lain adalah budaya dimana individu berada, seperti nilai, keyakinan, anggapan, harapan dan sebagainya.

Komunikasi yang baik sangat diharapkan bagi kayawan, apalagi berbeda budaya agar tidak terjadi miskomunikasi dan penghambat untuk mencapai tujuan dari organisasi. Sehingga diperlukan terjadinya proses komunikasi efektif dalam sebuah organisasi.

Disamping itu, didalam organisasi terdapat budaya yang dapat diartikan sebagai alat perekat sosial yang membantu untuk mempersatukan organisasi itu dengan memberikan standar-standar yang tepat untuk apa yang harus dikatakan dan dilakukan oleh para karyawan. Budaya juga berfungsi sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku para karyawan. Sebagai sistem sosial budaya, organisasi mengembangkan seperangkat inti pengandaian, pemahaman, dan aturan implisit yang mengatur perilaku sehari-hari dalam tempat kerja.

Oleh karena itu, budaya organisasi adalah suatu nilai yang menjadi pegangan bagi karyawan yang terlibat di dalam organisasi mereka, yang dapat dijadikan sebagai faktor pembeda terhadap organisasi lain, menjadi acuan untuk mengendalikan perilaku organisasi dan perilaku karyawan dalam berinteraksi antar karyawan, dan berinteraksi dengan organisasi lainnya.

Budaya organisasi harus mampu diartikan oleh seluruh karyawannya sebagai sistem nilai-nilai, keyakinan, dan kebiasaan bersama dalam organisasi yang berinteraksi dengan struktur formal untuk menghasilkan norma perilaku yang memberi arti bagi karyawan suatu organisasi, serta aturan-aturan bagi anggota untuk berperilaku di organisasi. Budaya organisasi dibentuk oleh sesuatu yang terlibat dengan organisasi serta dalam perjalanan terus berkembang dan menyesuaikan diri dengan tetap mengacu pada tercapainya tujuan organisasi.

Sementara itu lingkungan kerja yang kondusif dalam suatu sistem nilai, norma, dan peraturan yang mendukung merupakan faktor penting untuk meningkatkan semangat dan kinerja serta motivasi kerja karyawan demi tercapainya tujuan yang diinginkan. Melihat dari efek yang ditimbulkan oleh budaya organisasi yang ada di dalam suatu perusahaan atau organisasi, maka hakikatnya budaya organisasi yang sudah baik patut tetap terus dijaga, dipelihara serta terus menerus ditingkatkan.

D. Hambatan-hambatan Komunikasi dalam Organisasi

Secara umum dapat diklasifikasikan tentang hambatan-hambatan dalam berkomunikasi pada sebuah organisasi, yang mengakibatkan terjadinya miskomunikasi dan menghambat terjalinnya kerjasama serta tujuan dari organisasi tersebut tidak tercapai. Adapaun hambatan-hambatannya sebagai berikut;

1. Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.

2. Hambatan dalam penyandian/simbol. Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.

3.  Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

4. Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

5. Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima/ mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

6. Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretative, Hambatan tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

7. Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

8. Hambatan Semantik, Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang  dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan. Misalnya : adanya perbedaan bahasa (bahasa daerah, nasional, maupun internasional).

9.  Hambatan Psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim maupun si penerima pesan yang hendak disampaikan.

10. Hambatan Manusiawi terjadi karena adanya faktor; emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang.

DAFTAR PUSTAKA

Arni, Muhammad. 2005. Komunikasi Organisasi. (Jakarta: Bumi Aksara).

Hasibuan, Melayu. 2003. Organisasi Dan Motivasi. Cetakan Keempat. (Jakarta : Bumi

Aksara).

Larry A.Samovar,dkk. 2010. Komunikasi Lintas Budaya. (Jakarta: Salemba Humanika).